archivage électronique

Gestion documentaire pour avocats : faire appel à un service d’archivage électronique

Peut-être qu’aucun secteur ne voit autant d’impacts positifs des logiciels de gestion des documents juridiques que le droit. Qu’il s’agisse d’avocats du secteur privé ou d’organisations dotées de services juridiques, le service d’archivage électronique des documents juridiques contribuera grandement à augmenter les revenus du secteur juridique et à améliorer le service à la clientèle en général. Une mauvaise gestion des documents juridiques peut vous coûter cher, mais une bonne gestion des documents profitera au service juridique.

Qu’est-ce qu’un service d’archivage électronique ?

Les logiciels d’archivage électronique de documents juridiques permettent aux avocats et aux professionnels du droit de stocker, d’organiser et d’accéder facilement aux documents. Il est conçu pour aider à accroître la productivité des cabinets juridiques en facilitant la recherche, la modification, l’accès et le partage des documents. Les logiciels de gestion de documents juridiques améliorent également la sécurité et la confidentialité des documents importants en empêchant tout accès non autorisé. Comme la plupart des logiciels de gestion des documents juridiques sont basés sur le cloud, il peut offrir les avantages d’un stockage de données illimité.

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Pourquoi opter pour un service d’archivage électronique ?

Les avocats et cabinets d’avocats ont adopté le service d’archivage électronique pour deux raisons principales.

Premièrement, le public s’est habitué à un service plus rapide, à une plus grande attention personnelle et à des alertes aux points de contrôle grâce à l’évolution numérique du commerce de détail. Tous les secteurs industriels et toutes les professions adoptent les documents et les communications numériques pour être efficaces. Les responsables des cabinets d’avocats explorent la gestion des documents pour lutter contre les suggestions selon lesquelles la profession juridique est lente à changer.   

Deuxièmement, la gestion des documents et des communications numériques est une bonne pratique commerciale. Les cabinets juridiques sont confrontés à de nouvelles formes de concurrence ; les marges et les honoraires ne sont plus aussi protégés qu’auparavant. L’efficacité opérationnelle est une condition préalable au succès des avocats et des avoués, tout comme pour toute autre entreprise.

Avantages d’un service d’archivage électronique

Les avocats et les services juridiques d’aujourd’hui sont en mesure de gérer les documents juridiques, les ressources, les contrats, les affaires et les dossiers des clients d’une manière beaucoup plus rationnelle et simple que les traditionnels dossiers en papier qui ont été utilisés au cours de ces dernières années. Voici quelques avantages d’un système d’archivage électronique, dont les cabinets d’avocats devraient tirer parti.

Stocker un nombre illimité de documents juridiques : sauvegardez des milliers de documents, d’images, de fichiers audio et vidéo dans notre espace de stockage illimité où les fichiers sont automatiquement sauvegardés. Téléchargez en masse et téléchargez des dossiers entiers de documents.

Trouvez le fichier que vous recherchez en quelques secondes : obtenez rapidement un document souhaité en recherchant des mots clés dans son titre, ses métadonnées ou son contenu textuel. Filtrez et triez les documents juridiques par catégories, dossiers, auteurs et dates personnalisés.

Utilisez les signatures électroniques : examinez, préparez et envoyez des documents pour signature par courrier électronique grâce à notre capacité de signature électronique. Vous n’avez plus à télécharger, imprimer ou scanner les documents signés, car ils sont automatiquement enregistrés en toute sécurité.

Accédez à vos documents juridiques de n’importe où : vous pouvez à tout moment consulter n’importe quel document juridique sur votre téléphone portable ou sur votre ordinateur portable pour l’annoter, le mettre en ligne rouge, etc. Passez moins de temps à préparer des piles de documents et plus de temps à préparer votre dossier.

Suivez les changements et les conversations : restez au courant des modifications apportées aux documents grâce à un historique complet des versions et à un fil de discussion pour chaque fichier stocké dans notre logiciel de gestion des documents juridiques.