Tout savoir sur la gestion des frais de voyage

La gestion des frais de voyage est une tâche courante pour les organisations. 92 % le font parce que vous devez voyager pour faire des affaires avec des collaborateurs. Tout travailleur, qui doit se déplacer pour effectuer son travail,  devra transmettre une demande de remboursement à son entreprise. Il peut s’agir d’un vendeur, d’un avocat ou d’un installateur. Malgré l’émergence de nouveaux supports et outils, le papier et la paperasserie continuent de jouer un rôle majeur. D’une manière générale, il s’agit d’un processus de gestion de coûts sans fin, compliqués, inefficaces et sujets à l’erreur.

Le travailleur et ses frais de voyage

Pour comprendre ce problème, il y a toujours deux façons d’envisager ce processus de déplacements professionnels. Du point de vue du travailleur, il devra déclarer ses dépenses pour se faire rembourser et, de l’autre côté, une personne devra les superviser et les approuver.

Les salariés doivent  avoir des factures pour justifier toutes les dépenses. Il faut tenir  compte du nombre de collaborateurs participants aux affaires. Cependant, les problèmes liés à la mauvaise gestion des dépenses sont présents dans les deux chiffres. Chaque mois, il passe son temps à rédiger une note de frais interminable. Dans la plupart des cas, ils servent de base à la demande de remboursement. Outre le temps nécessaire à cette tâche administrative, il rencontre toujours des problèmes. En effet, il se rendra compte d’avoir oublié le ticket pour justifier son repas avec un client. Après ce marathon journalier, se déroulant contre la montre, vous ne pouvez que vous asseoir et espérer un remboursement rapide. En établissant le cadre actuel de ce processus,  il est à constater qu’en ce qui concerne la création des notes de frais, dans la plupart des entreprises, les travailleurs les rédigent mensuellement. Le dernier vendredi du mois est courant et est réservé aux jours administratifs. Il vous faut consacrer au processus environ une heure dans 80 des cas.Tous vos déplacements professionnels doivent être notifiés en temps réel. Il est fondamental de mettre en valeur les cartes utilisées afin de faciliter la déduction des frais de voyages. Les déplacements professionnels peuvent mettre en exergue les frais kilométriques, les frais déplacements et les frais professionnels pour votre business travel. Les indemnités kilométriques dépendent de la politique voyage imposée. Pour assurer un voyage affaires, il est impératif pour les salariés de réaliser des notes frais suivis de justificatifs.

Qu’en est-il de la place du superviseur face aux frais de voyage?

Dans l’autre partie du processus, il y a le superviseur. Vous ne savez rien du budget et des dépenses de votre équipe jusqu’à ce que, une fois par mois, vous receviez une avalanche de notes de dépenses désorganisées à valider. Les examiner est un processus et une ligne laborieux. En fait, il ne les atteint pas tous et prend pour acquis ceux qui ont plus ou moins bonne mine sans les analyser en profondeur. On estime qu’une note de frais sur dix reçue est approuvée bien qu’elle ne soit pas conforme à la politique de dépenses de l’entreprise. Le taux de détection des notes de frais “problématiques” n’est donc que de 0,15 %. Au cours des prochaines semaines, il faut présenter une à une la série de stratégies visant à améliorer divers aspects du processus de gestion  frais voyage d’affaires. L’administration analysera la situation réelle avant de réaliser un remboursement. 

Les conditions

Si vous êtes un voyageur souhaitant connaitre les  stratégies afin de déclarer vos dépenses de manière efficace et ainsi accélérer vos remboursements, ou, si vous êtes le superviseur chargé de comprendre toutes les dépenses de votre équipe, il est possible d ‘obtenir de meilleurs contrôles en contractant avec la bonne entreprise. Il devra effectuer une gestion notes pour rembourser tous les frais de voyage. Il s’agit d’un outil très prisé pour noter toutes les dépenses. Plusieurs solutions peuvent s’offrir à l’entreprise pour assurer le déplacement des salariés et des collaborateurs. Il faut suivre des processus pour régler la gestion frais voyage. Le montant annoncé devrait avoir des justificatifs pour assurer la véracité de vos données. Les déplacements réalisés par les salariés devront répondre aux attentes de l’entreprise.