Publié le : 10 août 20239 mins de lecture
L’exploitation de véhicules professionnels est une pratique courante dans les entreprises. Pour organiser leur déplacement, il est d’usage de recourir à des cartes carburant. Le recours à ce type de solution de gestion des dépenses des voitures d’entreprise demeure controversé au regard de la législation y relative. Entre abus ou respect des règles en vigueur, il peut être utile de faire le point sur la législation qui réglemente l’emploi des cartes carburant en entreprise.
Comprendre l’emploi des cartes carburant en entreprise
Dans une entreprise, une société peut employer plusieurs voitures pour ses activités. La gestion d’une flotte de véhicules peut se révéler délicate notamment en ce qui concerne l’approvisionnement en carburant.
Techniquement, la carte carburant est conçue pour répondre spécifiquement à ce type de problème. Il s’agit surtout d’un instrument comptable qui permet de faciliter les achats de carburant pour les véhicules destinés aux entreprises. Concrètement, la carte carburant multi enseigne mooncard est un support prépayé qui évite de recourir au versement d’espèces. Le véhicule peut donc se ravitailler auprès de stations-service agréées.
De toute évidence, les comptes carburant offrent une meilleure gestion des dépenses aux managers et un meilleur suivi des dépenses aux contrôleurs de comptes. L’enregistrement électronique des transactions est surtout un atout en matière de transparence.
Les personnes qui peuvent bénéficier de cette carte
La carte carburant est une carte essence délivrée par une entreprise régulièrement enregistrée. Le type de société concernée peut être compris au sens large. Il peut invariablement s’agir d’une association à but non lucratif, d’une entité publique ou d’une petite, moyenne ou grande entreprise. Cependant, au sein de l’entreprise, il existe des règles liées à la personne qui peut exploiter de tels équipements. Retenez que cette carte prépayée ne peut être confiée qu’à un salarié dont le rôle est de gérer les dépenses en carburant d’une équipe de l’entreprise.
En outre, gardez à l’esprit qu’au regard de ce rôle, n’importe quel travailleur dans la société peut en être bénéficiaire. Les dirigeants de la société ne sont pas a priori exclus de ce type d’avantages. De même, ces types de cartes peuvent aussi être délivrés à des mandataires sociaux ordinaires. La loi autour de ces cartes n’interdit nullement à un dirigeant d’en restreindre l’utilisation à des travailleurs spécifiques si le manager le juge nécessaire. De ce fait, le manager peut en confier l’usage exclusif au responsable de la flotte automobile sans que cela dénote d’un abus.
Par ailleurs, il est aussi important de préciser que lorsqu’une entreprise fait usage d’une grande variété de véhicules pour ses prestations, les véhicules de fonction et les engins de services sont légalement autorisés à bénéficier de cette carte. De même, les voitures des travailleurs sont élégamment admises. Cependant, il est nécessaire que ces moyens roulants personnels soient officiellement engagés dans une course professionnelle.
Les utilisations légales de la carte essence
Les cartes professionnelles destinées à l’achat de carburant pour les entreprises sont aussi réglementées dans leur usage. Retenez qu’il existe une grande variété d’exploitations de ces types de cartes. Tout dépend des orientations de la politique du manager de l’entreprise. Par exemple, certains gestionnaires peuvent définir les règles d’utilisation sur des jours réglementés. Concrètement, il s’agit d’autoriser l’usage des cartes certains jours de la semaine et d’en interdire l’emploi sur d’autres périodes. De même, la restriction peut également porter sur des horaires de la journée.
Au-delà, il est également permis que le manager puisse définir un plafond d’utilisation pour les cartes carburant qu’il met à disposition des salariés. Un plafond de consommation peut aussi être défini pour chaque travailleur par jour. En outre, retenez également qu’il n’existe aucune violation de la loi si l’employeur décide d’appliquer un paramétrage différencié pour chaque travailleur dans l’entreprise. La législation sur ces cartes en entreprise est très large sur ce volet. Par exemple, si un travailleur justifie d’un rôle ou d’une mission de déplacement plus importante qu’un autre, l’employeur peut privilégier un meilleur taux de carburant pour son véhicule professionnel.
On note aussi des conditions d’exploitation stricte qui sont admises par le législateur. Cette carte mise à disposition des collaborateurs d’entreprise n’est pas un bien dont le travailleur peut totalement disposer au point d’en abuser. Le manager est parfaitement dans ses droits d’entériner toute exploitation par l’introduction d’un mot de passe. Ceci permet notamment d’en restreindre le partage à d’autres véhicules de l’entreprise.
Par ailleurs, si un travailleur est dans une procédure de licenciement pendante, la période de préavis ne l’exclut pas de la capacité de faire usage de sa carte professionnelle de ravitaillement en carburant.
Les cas d’interdiction d’emploi de la carte carburant
Tout comme les autorisations légales d’exploitation, l’utilisation d’une carte carburant multi enseigne mooncard peut être illégale dans les cas d’emploi à des fins personnelles. Bien que le système de sécurité électronique soit un bon frein aux fraudes, il n’est pas rare que certains salariés s’emploient à effectuer un gonflement des données relatives aux kilomètres parcourus. Acheter du lubrifiant pour des véhicules non autorisés est également une pratique proscrite. La législation interdit aussi de s’approvisionner en carburant non agréé. Vous devez toujours vous conformer aux exigences indiquées par le gestionnaire au risque de vous exposer à des sanctions. Au-delà, en matière de législation du travail, il est évident qu’utiliser la carte carburant multi enseigne mooncard pendant un arrêt maladie n’est pas légal.
En outre, la loi enjoint les responsables d’entreprise à l’effet de prendre des notes de service portant réglementation sur l’utilisation de la carte carburant multi enseigne mooncard par les salariés. Dans ce type de réglementation interne, il est aussi indiqué de préciser les sanctions encourues en cas de contravention aux règles.
Les sanctions applicables
La législation applicable en cas d’exploitation abusive des cartes de crédit carburant est très différente suivant que l’infraction est constituée dans le secteur public ou le secteur privé. En environnement sociétal, retenez qu’une mauvaise affectation de la carte carburant multi enseigne mooncard peut vous exposer à une sanction disciplinaire. En fonction de la gravité de la faute, la sanction prononcée par le conseil disciplinaire peut aller jusqu’au licenciement pour cause réelle et sérieuse ou au licenciement pour faute. Quel que soit le cas envisagé, le responsable de la structure doit toujours prouver que l’emploi qui a été fait de la carte d’essence est effectivement abusif ou illicite. La loi l’oblige aussi à mettre en œuvre en amont tous les moyens nécessaires dans la gestion pour éviter la survenue de telles déviances par ses collaborateurs. Autrement, la responsabilité des travailleurs ne peut être alors engagée. Par exemple, si le gestionnaire de la société a régulièrement fait preuve de laxisme ou de légèreté dans la gestion des comptes carburants, alors le salarié peut être tenu non responsable en cas d’utilisation de la carte essence abusive.
En revanche, dans l’administration publique, la qualification de l’infraction peut être plus grave. L’emploi abusif d’une carte essence peut être assimilé à un détournement de fonds publics. Le cas échéant, hormis la révocation de l’agent public, des poursuites judiciaires peuvent être aussi requises par le ministère public à l’encontre du présumé coupable.
En définitive, la législation autour des cartes carburant pour entreprise est très vaste. Retenez que les personnes qui peuvent en bénéficier sont les personnes légalement désignées pour une mission professionnelle précise. Il est illégal d’employer ce type de carte essence à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été expressément délivrées. En matière de sanctions, la législation est stricte dans le secteur public comme dans le privé. Enfin, il existe aussi d’autres politiques de lois relatives à la taxe intérieure de consommation sur les produits énergétiques TCIPE qu’il faut prendre en compte.
